INTRODUCCIÓN
Cuando me presentaron Word, yo venía de utilizar Wordperfect en versión DOS. Me costó bastante acostumbrarme, supongo por las bondades de Wordperfect pero también por la resistencia natural que tenemos a los cambios (¿inercia?) todos los seres humanos. No podía concebir que algún menú estuviera en otro lado, o que las teclas de acceso rápido fueran diferentes.
Escuché ya varios amigos que se resisten a utilizar esta suite llamada Open Office. En mi caso, luego de algún intento fallido con StarOffice, esta vez me propuse empezar a usarlo y no compararlo sino hasta conocerlo a fondo y haberme acostumbrado al programa. ¿El resultado? Hoy tanto en Linux como en Windows lo estoy usando con total tranquilidad. Además como es compatible y retrocompatible (es decir que lo que se haga en esta suite se puede ver sin problemas en Office y también al revés) no hay demasiados problemas para intercambiar trabajos con usuarios que aun no han conocido Open Office y siguen utilizando la suite de Office.
PROCESADOR DE PALABRAS OPENOffice
El conjunto de programas OpenOffice.org se puede utilizar para muchos propósitos. Actúa como un procesador de palabras WYSIWYG (What You See Is What You Get, Lo Que Ve Es Lo Que Obtiene), una hoja de cálculos, un software de presentación, etc. Con este procesador podemos escribir texto y luego convertilo en html para usarlo en páginas web. También podemos convetirlo en páginas con extensión .pdf en forma totalmente legal y gratuita.
Este texto puede ser visto en una pagina html (hecha con este programa) o en formato postscipt (tipo acrobat) producido por este mismo programa.
Importando la libreta de direcciones en Open Office
Una vez que abrimos OpenOffice.org accediendo al menú Mandrake y eligiendo Oficina-->Procesadores de texto, aparecerá el AutoPiloto de fuente de datos para la libreta de direcciones y este te asistirá en la configuración de las fuentes de datos, es decir importar una libreta de direcciones externas de alguno de los tres tipos siguientes:
Podemos elegir un solo tipo de libreta de direcciones. La utilización del AutoPiloto de fuente de datos para la libreta de direcciones no es obligatoria, pero puede ser conveniente poder acceder a esos datos. El asistente luce así:
Se puede recuperar esa información a través del menú Herramientas-->Fuentes de datos..., utilizarla para enviar correos, para las hojas de cálculo, etc.
Herramientas principales de OpenOffice.org
Ataquemos ahora al procesador de palabras propiamente dicho. Primero, veremos las barras de herramientas principales para poder moverse por Open Office.
Estas barras son similares a las utilizadas en otras oportunidades por otros procesadores de texto.
Barra de menú. Contiene todas las funciones de Oopen Office, ya sea las herramientas de impresión, las opciones de configuración o las herramientas de índice y tabla de contenidos.
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Barra de función. Es útil y casi una réplica del menú Archivo. Contiene los botones Nuevo, Abrir, Imprimir, etc.
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Barra de comandos. Esta barra de herramientas está relacionada al menú Formato. En la misma encontrarás los botones Negrita, Cursiva y Subrayado, así como también botones para insertar listas punteadas, y cambiar el color del fondo o de la tipografía.
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Estilista. Debería abrirse junto con Open Office. De no ser así, se puede acceder a través del icono del estilista.
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Barra principal. Este utilitario le permitirá insertar objetos o campos (por ejemplo, un campo de Fecha), utilizar el corrector ortográfico, mostrar los caracteres no imprimibles, dar una vista en línea, etc. En los menús Ver e Insertar hay réplicas de estos botones.
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Barra de estado. Finalmente, esta barra nos informa acerca de la acción que está llevando a cabo OpenOffice.org. Por ejemplo, si guardamos un archivo .txt con formato OpenOffice, se verá una línea azul que va de izquierda a derecha, informándo el estado de esa operación.
Cambiando el formato al texto
Ahora que sabemos para qué sirven las barras de herramientas principales, vamos a ver un ejemplo práctico: ajustar los márgenes. Siempre se los pueden ajustar a mano con la regla, pero si deseamos dar formato a un texto largo, esa puede no ser la mejor solución. Aquí es donde resulta práctico el Estilista.
Haciendo clic sobre este icono en el Estilista, podremos acceder a las funciones principales de formato de OpenOffice.
Primero, hay que hacer un clic derecho sobre el elemento Predeterminado y aparecerá un menú emergente con tres opciones: Nuevo, Modificar y Eliminar (este último no va a estar disponible si ese elemento todavía no ha sido definido, como es el caso cuando se utiliza por primera vez). Al elegir Modificar aparecerá la ventana Estilo de página: Predeterminado. Luego, eligiendo la solapa Página se pueden modificar los márgenes.
También se puede acceder a las opciones de Estilo de página: Predeterminado por medio del menú Formato->Página.
Mirando la ventana Estilo de página: Predeterminado, probablemente se puede notar que es posible modificar muchos elementos de formato tales como el Fondo, Encabezamiento, Pie de página, etc. Por ejemplo, si el 90% del trabajo con un procesador de palabras consiste en escribir cartas de negocio con un formato predefinido, se podría configurar ahora mismo, ahorrando así muchísimo tiempo.
Hay que tener en cuenta que al modificar los ajustes del formato Predeterminado, se sobre-escribirán los que estaban configurados originalmente. Pero si por error se cambiaron los ajustes, es posible llevarlos nuevamente a su condición “de fábrica” mediante el botón Restablecer.
Otra de las tareas comunes con un procesador de palabras es el uso de encabezados. Por lo general, se utilizan para que los títulos resalten. Ya sea si se está trabajando con documentos pequeños o largos, aquí hay algunas pistas sobre cómo utilizar la característica de encabezados.
Carta de presentación típica
En esta carta, deseamos utilizar un estilo diferente para el título. Simplemente podríamos:
Sin embargo, esa técnica puede no ser adecuada para documentos largos que contienen muchos títulos a los que se desea darles un estilo. En el Estilista podemos hacer clic sobre el icono Modo regadera y luego haremos clic sobre Encabezado: ahora el puntero del ratón parecerá un balde de pintura y podremos aplicar el estilo Encabezado al texto relevante simplemente haciendo clic sobre la línea del texto:
Usando el icono de “Modo regadera”
Ahora que aplicamos el estilo de encabezado, puede que no estemos satisfechos. Para cambiarlo, procederemos de la misma manera que con la ventana Estilo de página: Predeterminado, es decir:
Hacer clic sobre el icono de Estilo de párrafo del Estilista;
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Hacer clic derecho sobre el mismo para acceder al menú Modificar;
Recordamos que al cambiar algunas configuraciones de esa manera, se afectan también los ajustes predeterminados del encabezado. Para recuperar los originales, hay que hacer clic sobre el botón Restablecer.
En nuestro ejemplo, elegimos modificar los ajustes predeterminados del encabezado para que estén en negrita.
Tomemos otro ejemplo. Debemos escribir una propuesta de trabajo para un cliente y, para hacer que se vea profesional, desea crear una tabla de contenidos y un índice. OpenOffice.org te permite hacerlo con bastante facilidad.
Este es nuestro resultado final. Expliquemos ahora como lo obtuvimos.
Ingresar los títulos en la herramienta de índices. Comenzar seleccionando el primer título (Introducción en nuestro ejemplo). Ya hemos configurado un estilo de Encabezado para el mismo por lo que sabemos que será una entrada de primer nivel en nuestra tabla de contenidos (TDC). Luego, accedemos al menú Insertar+Índices->Índices....
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Nivel. Elejimos el nivel apropiado para su entrada de la TDC. En este caso, elegimos el nivel 1.
Insertar. Simplemente hacemos clic sobre el botón Insertar para ingresar esa entrada en la TDC.
Ingresando otros datos. En vez de cerrar la ventana Insertar índice ahora mismo, podemos continuar ingresando datos hasta que se finalice habiendo ingresado todas las entradas de la tabla de contenidos.
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Generando la tabla de contenidos. Una vez que finalizamos el indexado de cada entrada de la TDC, hacemos clic sobre el botón Cerrar. Luego, accedemos al menú Insertar+Índices->Índices....
En este punto, se puede personalizar la forma en que lucirá la tabla de contenidos. Por ejemplo, podríamos elegir un fondo con el logotipo de nuestra empresa, o una de las imágenes incluidas en la galería de OpenOffice.org (haciendo clic sobre la solapa Fondo, eligiendo Imagen en la lista desplegable Como, y luego haciendo clic sobre el botón Seleccionar... esto nos llevará directamente a la galería).
Sugerencia
En la solapa Índice hay que tener cuidado con la opción Protegido contra modificaciones manuales. Si tenemos marcada dicha opción, no se podrá modificar el TDC (los errores de ortografía podrían ser un problema....). Por lo tanto, te recomendamos no marques esta opción, a menos que estés seguro de lo que estás haciendo.
Para indexar términos importantes en el documento, se procede de la misma manera que con la Tabla de contenidos:
Seleccionamos la palabra que se desea indexar;
Accedemos al menú Insertar+Índices->Entrada...;
En el campo Índice, elija Índice alfabético;
Cuando finalizamos de ingresar todos los términos que se desea indexar, generamos la tabla de índice accediendo al menú Insertar+Índices->Índices....
- Recuerda elegir el Título y Tipo apropiados.
Configurando la impresora con Oo
Ahora que has completado tu documento, probablemente desees imprimirlo. Antes que nada, podés acceder al menú Archivo->Vista preliminar / Impresión de página. Lo más probable es que quieras modificar algo. Aquí tienes algunos trucos:
Configuración de la impresora. Accedemos al menú Archivo->Configuración de la impresora... y hacemos clic sobre el botón Propiedades.... Allí, podremos cambiar el tamaño del papel, la orientación, y elegir el tipo de color (en la solapa Dispositivo).
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Imprimiendo. Accedemos al icono de impresión en la barra de funciones e intentamos imprimir el documento. Si algo falla, es probable que el formato de tu página no sea el correcto. Para corregirlo, accederemos al menú Formato->Página... y verificamos que los ajustes son los mismos que utilizamos para la configuración de la impresora.
Esperamos que esta excursión de presentación de OpenOffice.org haya sido útil. Sin embargo, si llegase a haber problemas, por favor consultá los centros de recursos principales:
El sitio web de OpenOffice: allí encontrarás muchísimos recursos tales como listas de correo de usuarios y COMOs.
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El sitio web de StarOffice: dado que OpenOffice.org es la versión libre de StarOffice, es probable que puedas encontrar algo de información allí también.
